Mnoho podnikatelů zná ten pocit, kdy pracují od nevidím do nevidím, a přesto stále nestíhají. Den se zdá příliš krátký a úkoly nekonečné. Nedostatek času zvyšuje stres a rozhodně neprospívá zdraví. Z dlouhodobého hlediska je pak takový přístup neudržitelný. Čas je nejcennější komodita, kterou máme, a proto bychom s ním měli nakládat zodpovědně. Abychom byli pány svého času, stačí dodržovat několik jednoduchých zásad. K tomu slouží time management, jež by se dal do češtiny přeložit jako “řízení času”. Jak to udělat, abyste mohli řešit své podnikání v klidu a bez zbytečného stresu, že stále nestíháte, poradíme v dnešním článku.
Základní zásady time managementu
Plánování svého času se vyplatí věnovat pozornost, protože potom bude Vaše práce mnohem efektivnější. Základní zásady time managementu nejsou nijak složité a zvládne je každý. Chce to jen vytrvalost, neboť osvojení správných technik chvíli trvá a nezakomponujete je do svého života ze dne na den. Pro účelné nakládání se svým časem stačí dodržovat tyto zásady:
Stanovení priorit. Na první pohled se to zdá jako banální věc, ale mnoho lidí má ve zvyku dělat více věcí najednou, aniž by svému jednání dali jakýkoliv řád. Pak se stává, že žádný úkol není dotažený do konce nebo výsledná práce vykazuje značné chyby. Na chvíli se zastavte a promyslete si, jaké úkoly jsou pro Vás skutečně důležité a které snesou odklad. Vytvořte si žebříček svých priorit a snažte se svůj čas plánovat tak, abyste svým hlavním pracovním úkolům mohli věnovat tolik času, kolik si přejete.
Seznam úkolů napište na papír. Tento způsob je výhodný z mnoha důvodů. Pakliže si napíšete seznam úkolů na papír, budete mít před očima povinnosti, které Vás čekají, což přispívá k tomu, že na nic nezapomenete. Ke každému bodu si připište, co budete potřebovat k jeho realizaci a udělejte si časovou kalkulaci. Jestliže na Vás čeká úkol většího rozsahu, je dobré rozložit si ho na menší části a těm přidělit určitý čas na zpracování. Tak zajistíte, že celý projekt zvládnete v termínu a bez zbytečného stresu.
Nepřeceňujte své síly. Jistě není na škodu přijímat stále nové výzvy a posouvat se vpřed. Přesto je dobré uvažovat racionálně a zvážit na co stačíte sami a na co už ne. Dobrý manažer nezvládá všechny povinnosti ve firmě sám, ale dokáže se obklopit schopnými lidmi, kteří mu s úkoly pomohou. A to samé platí o všech členech týmu, od řadových zaměstnanců až po vedení společnosti. V rámci time managementu je důležité umět delegovat úkoly.
Zamyslete se nad následujícím dnem. Aby byl Váš pracovní den skutečně efektivní, rozmyslete se večer, co musíte následující den splnit a časově si činnosti rozvrhněte. Dobrým tipem je vybrat si část dne, kdy jste nejproduktivnější a na tento úsek si naplánovat nejnáročnější úkoly.
Pár dobrých tipů
Kromě zásad time managementu přinášíme i užitečné tipy, které Vám pomohou řídit svůj čas efektivněji. Opět platí, že nejde o nic složitého, avšak musíte si je dostatečně osvojit, aby se staly každodenní součástí Vašeho života.
Neberte budík jako nutné zlo. Budík je odvozený od slova budit, proto se na něj nezlobte, když Vám ráno zazvoní. Jedná se o skvělý nástroj pro řízení času a netřeba ho proklínat. Jděte si večer dřív lehnout a vstaňte hned, jak Vám budík zazvoní. Budete tak mít dostatek času na přípravu do nového dne a třeba i na dokončení restů ze dne předešlého.
Kupte si diář. Tato pomůcka se skvěle hodí k zásadě napsat si seznam úkolů na papír. V diáři mějte zapsané všechny důležité úkoly včetně časové osy. Mějte ho stále u sebe, abyste měli potřebné informace vždy po ruce.
Využijte čekání produktivně. I čekání je třeba začlenit do time managementu, protože touto činností trávíme značnou část dne. Na místo bezcílného serfování po internetu nebo chatování na sociálních sítích si projděte věci, které je třeba udělat a naplánujte si třeba úkoly na následující den.
Udržujte pořádek. Mnoho lidí zbytečně ztrácí čas hledáním různých věcí. Sešívačka, nožík pro otevírání dopisů nebo třeba mobil nejsou na svém místě ve chvíli, kdy je nejvíce potřebujete. Uvidíte, že když budete udržovat ve svých věcech pořádek a nebudete stále něco hledat, ušetříte spoustu času.
Mějte na práci klid. Zařiďte, abyste měli na práci dostatečný klid a zbytečně se nenechali vyrušovat. Pakliže to povaha Vašeho zaměstnání dovolí, ztlumte si vyzvánění na mobilním telefonu a vypněte messenger. V současné době, kdy značná část lidí pracuje z domova, může být problémem větší koncentrace osob na jednom místě. Poproste ostatní členy domácnosti, ať se ztiší a zbytečně na Vás nemluví. V takových podmínkách se budete lépe soustředit a práce Vám půjde líp od ruky.
Dodržujte přestávky. Asi žádný člověk nedovede udržet konstantní výkonnost po celý den. Z tohoto důvodu je nutné dělat pravidelné přestávky, abyste si vyčistit hlavu a mohli se opět soustředit na plnění pracovních povinností. Stačí i pár minut v pravidelných intervalech nebo tehdy, kdy cítíte, že už Vám těžkne hlava a práce Vám jde těžko od ruky.
Nezapomínejte se odměnit. Nejen prací živ je člověk a dobře cílená odměna dokáže motivovat do další práce. Proto neváhejte a nezapomínejte se odměňovat. Nemusí se jednat o žádné velké dary, i malá odměna postačí. Důležité je, abyste se měli nač těšit a byli motivováni do další práce.
